10 conseils pour réussir vos voyages d’affaire

1) Définir les objectifs de votre déplacement professionnel

Personnes à rencontrer, lieux, dates, durées des réunions et rendez vous
Type de transport , Durée du séjour, nombre de nuits d’hôtel
Quel budget l’entreprise peut-elle allouer a ce déplacement professionnel.

2) Fixer les dates et  demander des devis aux agences de voyage spécialisées

Il existe de nombreuse agences  spécialisées en  voyages d’affaire, n’hésitez pas à leur faire des demandes de devis.
Vous pourrez toujours décider de tout organiser vous même mais sachez qu’un conseil en voyage d’affaire vous fera gagner du temps et vous évitera de commettre certaines erreurs.
Ensuite fixez le plus rapidement possible les dates de votre déplacement ,planifiez votre voyage  en tenant compte des éventuels décalages horaire et escales lors de vos déplacements.

3) Préparer le côté administratif  de votre voyage d’entreprise:

Quels  documents officiels vous faut-il ? Passeport ? Visa ? Carte d’identité ? Carnet de vaccination?
Votre agence de voyage vous en fournira la liste , sinon rendez vous sur le site de l’ambassade du pays que vous visitez.
Pensez à garder une copie de tous les documents en cas de perte ( clé USB, Cloud) .

4) Préparer les aspects matériels de vos rendez vous d’affaire

Pour vos rendez vous professionnels, de quels supports aurez vous besoin ?
Aurez vous besoin de salles de réunion ? pensez à le spécifier lors de vos demandes de devis à votre agence de voyage business.

5) Communication et paiement

Pensez à emporter les coordonnées de tous vos interlocuteurs
Vérifiez les modes de paiement possibles : cartes de crédit, traveller’s , devises.

6) Préparer les aspects professionnels de votre déplacement

Qui sont vos interlocuteurs, quelles sont les coutumes locales, les codes vestimentaires , quelles sont les erreurs à éviter.
Il est toujours apprécié de connaitre quelques expressions dans la langue locale .
Ayez vos cartes de visite professionnelles dans la langue des vos interlocuteurs.

7) Voyagez confortablement, même si c’est professionnel

Rassemblez la documentation qui pourraient agrémenter le voyage (expositions, activités culturelles, manifestations), Certaines agences de voyage d’affaire ont des bureaux locaux qui pourront vous guider.

8) Anticipez votre absence du bureau

Désignez un collègue pour traiter les affaires urgentes pendant votre déplacement professionnel.
Planifiez les échéances qui suivent le déplacement pour ne pas être pris de court.

9) Assurez-vous que tout est OK avant votre départ

Confirmez votre  venue auprès des interlocuteurs prévus.

10)  Votre retour

Réservez vous un temps de débriefing et de bilan de ce déplacement professionnel d’ avant de reprendre les affaires courantes